TJPA e CNJ debatem em reunião fases para implantação de centro de preservação e conservação de documentos cartoriais

Implantação do centro integra projeto de modernização dos cartórios do Pará e de outros Estados integrantes da Amazônia Legal.

O Tribunal de Justiça do Pará e o Conselho Nacional de Justiça deram sequencia, nesta sexta-feira, 4 de novembro, ao projeto de modernização dos cartórios de registros de imóveis da Amazônia Legal, tratando das fases de desenvolvimento para a implantação de um centro de preservação e conservação do acervo dos cartórios. O projeto, que conta com a parceria da Fundação Biblioteca Nacional, visa ainda a restauração e digitalização desse acervo em laboratórios avançados que deverão ser criados para a recuperação de documentos.

A reunião foi presidida pela desembargadora Maria de Nazaré Gouveia dos Santos, corregedora de Justiça das Comarcas do Interior, e pela desembargadora Luzia Nadja Nascimento, e contou com as presenças dos juízes auxiliares da Presidência do CNJ, Marcelo Berthe e Antonio Braga Júnior, além dos juizes auxiliares da Corregedoria de Justiça das Comarcas da Região Metropolitana de Belém, Lúcio Guerreiro e Luana Santalices; dos juízes auxiliares da Corregedoria do Interior, Cristiano Arantes e Kátia Sena; da Secretaria de Planejamento do TJPA, Sueli Azevedo, e do presidente do Colégio Registral da Amazônia Legal, Cleomar Moura.


Fonte: Site do TJPA

CNJ: Manual orientará cartórios sobre preservação de documentos

Dentro de 30 dias, técnicos da Biblioteca Nacional e do Arquivo Nacional vão apresentar, aos membros da comissão criada para reorganizar os documentos cartoriais brasileiros, um conjunto de orientações que deverão dar origem a um manual a ser seguido pelos cartórios do país para a produção e conservação de documentos físicos e eletrônicos. Coordenada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), a comissão tem a missão de elaborar esse manual de conduta para os cartórios extrajudiciais até o final deste ano.

“Nossos documentos estão se tornando eletrônicos sem uniformização, sem norma. E como o trânsito dessas informações precisa ser integrado, é fundamental padronizar os formatos. Não estamos propondo a última palavra no assunto, mas um pouco de ordem no caos”, afirmou o juiz auxiliar da Presidência, Antônio Carlos Alves Braga Júnior, membro da Comissão Especial para Gestão Documental Extrajudicial do CNJ. 

Em quinze dias, serão encaminhados questionários técnicos em preservação de documentos físicos e em produção e preservação de documentos eletrônicos que integram a comissão. As perguntas estão sendo elaboradas pelos registradores de imóveis que também fazem parte do grupo e por registradores e tabeliães convidados. São baseadas nas atividades especificas de notas e registro e em questões encontrados do dia a dia de trabalho.

Sistemas - Dentre os temas que deverão ser esclarecidos estão, por exemplo, os formatos de documento eletrônico mais indicados para garantir a longevidade de documentos com conteúdo de texto, a resolução mínima da imagem a ser gerada na digitalização de documentos, os sistemas e métodos de geração de cópias de segurança de documentos eletrônicos e físicos e o uso da certificação digital. 

As regras para a preservação de documentos físicos e para geração e preservação de documentos digitais do serviço extrajudicial estão sendo discutidas com representantes de entidades de registradores e notários convidados, além dos próprios membros da comissão, há oito meses. Segundo o coordenador da Comissão Especial, o juiz auxiliar da Presidência do CNJ Marcelo Berthe, até o final do ano devem ser normatizados os padrões de emissão, digitalização e guarda de documentos dos cartórios brasileiros, diante das inovações tecnológicas disponíveis.

Comissão Especial – Instituída em dezembro de 2010, pelo Conselho Nacional de Arquivos (Portaria Nº94/2010), a Comissão Especial do CNJ foi criada para propor ações de modernização, organização e gestão dos documentos dos cartórios de Registro de Imóveis da Amazônia Legal. As regras para documentos eletrônicos, no entanto, serão aplicáveis a todos os cartórios do país. 

Tais normas deverão estabelecer a convivência de documentos físicos com documentos provenientes de digitalização e documentos produzidos originalmente em formato digital. Também deverão tratar do uso de assinatura eletrônica, datador digital ("time stamp") e padrões que permitam a intercomunicação de bancos de dados. 

Espera-se que as novas regras entrem em funcionamento no prazo de um ano após a publicação pelo CNJ, e que elas estejam prontas para publicação até o final do ano.

Fonte: Agência CNJ de Notícias

Notários e Registradores devem aguardar definição do CNJ para editar regras para preservação digital de acervos

Em reunião onde foram debatidas as normas que os cartórios deverão seguir para o armazenamento digital de documentos públicos, o juiz auxiliar do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) Marcelo Berthe fez um alerta aos tabeliães da Amazônia Legal que, antecipadamente, vem migrando seus acervos documentais (em papéis ou microfilmes) para meios inteiramente eletrônicos. “Em breve, editaremos normas de preservação do documento em meio eletrônico. Seria prudente aguardar a edição dessas normas, pois elas virão e deverão ser seguidas. Essas pessoas se arriscam a fazer duas vezes o trabalho”, afirmou o juiz coordenador da Comissão Especial para Gestão Documental do Foro Extrajudicial, que dentro de 120 dias deverá propor ações que recuperem, modernizem e garantam maior agilidade e segurança jurídica aos atos de registro de imóveis.

Segundo o 5º Oficial de Registro de Imóveis de São Paulo, Sergio Jacomino, milhares de livros de registro e indicadores estão sendo digitalizados em formatos que não seguem qualquer critério ou padrão que garanta à Justiça e ao cidadão os efeitos legais esperados.

“Estão vendendo digitalização sem garantir nenhum tipo de segurança – nem jurídica, nem de preservação documental. E isso está acontecendo descontroladamente. Sequer as normas baixadas pelo Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) vem sendo observadas. Não há qualquer segurança jurídica”, disparou o registrador, membro da Comissão Especial.

Palestras- Na reunião desta segunda-feira (4/5), os membros da Comissão Especial ouviram palestras do coordenador de Preservação da Fundação Biblioteca Nacional, Jayme Spinelli Júnior, do especialista em Preservação Digital Carlos Augusto Silva Ditadi, e do físico convidado Luis Fernando Sayão, que apresentou o paradoxo da preservação digital. “Nos meios tradicionais preservar significa manter imutável e intacto; no ambiente digital, preservar representa mudar os formatos, renovar mídias, recriar hardwares e softwares”, disse.

Jayme Spinelli apresentou à Comissão o Plano de Gestão de Risco para a preservação dos conteúdos da Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro. “Se adaptado, não tenho a menor dúvida que pode servir para o acervo dos cartórios de imóveis”, afirmou o especialista, que vê similitudes entre os acervos, que trabalham basicamente com livros.

A Biblioteca Nacional tem quase 20 anos de trabalho de preservação digital e já conta com um acervo em meios eletrônicos de boa parte de sua biblioteca.

Após a reunião, o juiz Marcelo Berthe se disse ainda mais convencido de que "é impossível abrir mão do documento físico (em papel)". “[Em meio digital] O acesso aos documentos é mais fácil; os procedimentos ficam mais ágeis, mas para mantermos a segurança jurídica esperada desses papéis não há formato digital ainda tão seguro”, ponderou.

Na próxima reunião, agendada para o dia 26 (terça-feira), será a vez dos registradores e tabeliães apresentarem seus desafios e contribuições sobre o tema.

Insegurança - Os cartórios dos estados da região Norte foram escolhidos pela Comissão Especial para iniciar o projeto pois. Além de totalizarem 61% do território nacional, os nove estados se caracterizam pelos freqüentes e violentos conflitos fundiários, causados muitas vezes pelo sistema caótico de registro de imóveis.

“O registro de imóveis assegura a quem pertence os direitos sobre as terras e até hoje esse sistema se baseia em papel. Na Amazônia, assim como em todo o país, encontramos cartórios com livros se desfazendo, documentos esfarelados, perdidos, e informações imprecisas. O sistema, como um todo, não vem oferecendo a segurança que deveria”, apontou o juiz auxiliar da presidência do CNJ e membro do Comitê de Assuntos Fundiários do CNJ Antonio Carlos Alves Braga Junior.

Ao todo são 533 cartórios, distribuídos nos nove estados da região. Se as ações nesses estados derem certo, o trabalho se replicará nas demais regiões brasileiras. A medida faz parte do Plano Nacional de Modernização dos Cartórios da Amazônia Legal, coordenado pelo CNJ.

Dentre as medidas que devem ser sugeridas pela Comissão, estão criação de softwares; informatização de serviços; restauração de livros; capacitação de servidores do Poder Judiciário e serventuários de cartórios e a elaboração de repositórios digitais destinados ao arquivamento desses milhões de documentos.

No ano passado, um Acordo de Cooperação firmado entre o CNJ e o Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária (Incra) disponibilizou R$ 10 milhões para custear pesquisa, compra de equipamentos de informática, produção de software de registro eletrônico e a realização de cursos de capacitação.

Fonte : Assessoria de Imprensa