CNJ: Manual orientará cartórios sobre preservação de documentos

Dentro de 30 dias, técnicos da Biblioteca Nacional e do Arquivo Nacional vão apresentar, aos membros da comissão criada para reorganizar os documentos cartoriais brasileiros, um conjunto de orientações que deverão dar origem a um manual a ser seguido pelos cartórios do país para a produção e conservação de documentos físicos e eletrônicos. Coordenada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), a comissão tem a missão de elaborar esse manual de conduta para os cartórios extrajudiciais até o final deste ano.

“Nossos documentos estão se tornando eletrônicos sem uniformização, sem norma. E como o trânsito dessas informações precisa ser integrado, é fundamental padronizar os formatos. Não estamos propondo a última palavra no assunto, mas um pouco de ordem no caos”, afirmou o juiz auxiliar da Presidência, Antônio Carlos Alves Braga Júnior, membro da Comissão Especial para Gestão Documental Extrajudicial do CNJ. 

Em quinze dias, serão encaminhados questionários técnicos em preservação de documentos físicos e em produção e preservação de documentos eletrônicos que integram a comissão. As perguntas estão sendo elaboradas pelos registradores de imóveis que também fazem parte do grupo e por registradores e tabeliães convidados. São baseadas nas atividades especificas de notas e registro e em questões encontrados do dia a dia de trabalho.

Sistemas - Dentre os temas que deverão ser esclarecidos estão, por exemplo, os formatos de documento eletrônico mais indicados para garantir a longevidade de documentos com conteúdo de texto, a resolução mínima da imagem a ser gerada na digitalização de documentos, os sistemas e métodos de geração de cópias de segurança de documentos eletrônicos e físicos e o uso da certificação digital. 

As regras para a preservação de documentos físicos e para geração e preservação de documentos digitais do serviço extrajudicial estão sendo discutidas com representantes de entidades de registradores e notários convidados, além dos próprios membros da comissão, há oito meses. Segundo o coordenador da Comissão Especial, o juiz auxiliar da Presidência do CNJ Marcelo Berthe, até o final do ano devem ser normatizados os padrões de emissão, digitalização e guarda de documentos dos cartórios brasileiros, diante das inovações tecnológicas disponíveis.

Comissão Especial – Instituída em dezembro de 2010, pelo Conselho Nacional de Arquivos (Portaria Nº94/2010), a Comissão Especial do CNJ foi criada para propor ações de modernização, organização e gestão dos documentos dos cartórios de Registro de Imóveis da Amazônia Legal. As regras para documentos eletrônicos, no entanto, serão aplicáveis a todos os cartórios do país. 

Tais normas deverão estabelecer a convivência de documentos físicos com documentos provenientes de digitalização e documentos produzidos originalmente em formato digital. Também deverão tratar do uso de assinatura eletrônica, datador digital ("time stamp") e padrões que permitam a intercomunicação de bancos de dados. 

Espera-se que as novas regras entrem em funcionamento no prazo de um ano após a publicação pelo CNJ, e que elas estejam prontas para publicação até o final do ano.

Fonte: Agência CNJ de Notícias

CNJ vai distribuir manual para cartórios sobre nova numeração de certidões

A Corregedoria Nacional de Justiça começará a distribuir, a partir do próximo mês, um manual com orientações para os cartórios de registro civil de todo o país sobre a nova numeração que deverá ser adotada nas certidões de nascimento, casamento e óbito. Os cartórios têm o dia 1º de janeiro de 2010 para se adaptar à nova regra e adotar os modelos únicos de certidão lançados pela Corregedoria do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em abril deste ano. "A medida vai conferir maior segurança aos documentos, assim como facilitar a conferência da autenticidade do registro", destaca o juiz auxiliar da Corregedoria Ricardo Chimenti. Confira nos links a seguir os modelos das certidões de nascimento, casamento e óbito.

Com o lançamento do Cadastro de Cartórios Civis no país, na última sexta-feira (21/08), cada cartório passou a ter acesso a um número de identificação que vai compor a matrícula da certidão, que funcionará como um código de segurança do documento. Os demais dígitos permitirão aos órgãos e cidadãos identificar o tipo de certidão, o número do livro, da folha e do termo assim como o dígito verificador. "O número vai permitir a compreensão imediata do documento", explicou o juiz. Segundo Chimenti, o padrão será obrigatório em certidões emitidas a partir de 1º de janeiro de 2010. "Portanto, os documentos emitidos antes dessa data não precisam ser substituídos", destacou o juiz. A adaptação às novas regras não vai acarretar nenhum gasto adicional para os cartórios. Basta ter um computador para gerar a matrícula do registro.

Em breve, estará disponível no Portal do CNJ (http://www.cnj.jus.br/) para download, um sistema on-line que permitirá, a partir da digitação da matrícula da nova certidão, verificar a autenticidade do documento. O sistema poderá ser acessado por qualquer órgão ou cidadão gratuitamente. "Isso vai agilizar o trabalho de juízes e órgãos, como o INSS e a polícia, que rapidamente poderão verificar se uma certidão é válida ou inválida", destacou Chimenti. Outro sistema que facilitará a emissão da matrícula também será disponibilizado, no entanto, para uso exclusivo dos cartórios de registro civil. Também está em estudo uma parceria entre o CNJ, o Ministério da Justiça e a Casa da Moeda, para a emissão de um papel de segurança para as certidões. O uso do papel, no entanto, não será obrigatório.

Fonte: CNJ