As comunicações oficiais entre a Corregedoria Geral da Justiça (CGJ) e as serventias dos serviços extrajudiciais do estado (cartórios), serão feitas, a partir de agora, de forma eletrônica. A medida está descrita no provimento 31/2010, publicado no último dia 18, o qual institui, entre outras medidas, a utilização do sistema Hermes-Malote Digital como meio oficial para a troca de informações entre a CGJ e os respectivos cartórios.
A iniciativa tomou como base a Resolução 100/2009 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que recomenda a utilização do meio eletrônico como ferramenta preferencial de comunicação entre os órgãos do Poder Judiciário. O corregedor geral da Justiça, desembargador Bartolomeu Bueno, aproveitou essa recomendação feita pelo CNJ e decidiu inseri-la também nas serventias extrajudiciais pernambucanas. O juiz corregedor auxiliar dos Serviços Notariais e de Registro da Capital, Sérgio Paulo Ribeiro, diz que a medida “vem acrescentar mais eficiência, celeridade e menos ônus nas atividades cartorárias do estado”.
O cadastramento dos usuários que terão acesso ao sistema está sendo feito pela Assessoria de Tecnologia da Informação (ATI), da CGJ. O assessor de Tecnologia de Informação, Francisco Valério Alves Filho, explica que o malote digital apresenta várias vantagens e comodidades, as quais não eram observadas quando se utilizava o correio postal como elo nas comunicações da Justiça. “Com a utilização do meio eletrônico, podemos saber com exatidão o dia e a hora em que a informação foi visualizada pelo usuário, e também identificar qual usuário teve acesso a essa informação, pois temos total controle sobre tudo o que trafega pelo malote digital”, diz Francisco Valério.
Esse controle ao qual o assessor se refere também é visto pelo juiz Sérgio Paulo como um importante diferencial na hora de estipular prazos mais ágeis para a finalização dos serviços que estão sendo solicitados aos funcionários das serventias. “Até então era bastante comum enviarmos uma comunicação a algum cartório via correio postal, e não termos um meio seguro de afirmar se a mesma foi realmente recebida pelo destinatário. Com o malote digital essa insegurança será eliminada, e poderemos assim estipular com mais rapidez uma data para o cumprimento do que foi solicitado, sem termos que repetir todo o processo de enviar novamente estas informações aos responsáveis pela sua execução”, diz o magistrado.
O texto do provimento também determina que a partir do momento em que a serventia extrajudicial for cadastrada no sistema do malote digital e os respectivos usuários credenciados para acessá-lo, fica vedada a utilização de qualquer outro meio de comunicação oficial. “Só será admitido outro meio de comunicação em casos de eventual indisponibilidade técnica do sistema e se a situação for realmente urgente e não houver forma de aguardar o restabelecimento do mesmo”, argumenta o juiz, e depois completa: “precisamos criar entre os funcionários a cultura de que o sistema deve ser consultado diariamente. Quando, por exemplo, a comunicação oficial contiver indicação de prazo para a prática de determinado ato, este prazo passará a correr a partir do dia e da hora da recepção da mesma pelo usuário”, finaliza o juiz.
Atualmente, os 15 cartórios de Registro Civil da Capital, juntamente com os 4 de Imóveis, já estão cadastrados no sistema. A previsão dada pela Corregedoria Geral da Justiça é de que até o final do ano toda a região metropolitana e algumas comarcas do interior do estado já estejam sendo atendidas pelo malote digital.
Ana Cláudia Gondim- Ascom CGJ
Fonte: Site do TJPE
